Подотчётные деньги прораба: пример
Выдали прорабу деньги на материалы, он отчитался и вернул остаток. Показываем, как это вести с чеками и без них.
Подотчётные деньги — это деньги, которые вы выдали сотруднику на расходы компании. Они ещё не потрачены, поэтому не считаются расходом: сотрудник должен либо показать, на что их потратил, либо вернуть.
Пример
Вы выдали прорабу 50 000 ₽ на материалы. Он купил материалов на 42 000 ₽ и вернул 8 000 ₽.
| Что произошло | Баланс прораба |
|---|---|
| Выдали 50 000 ₽ | Должен нам 50 000 ₽ |
| Отчитался за материалы на 42 000 ₽ | Должен нам 8 000 ₽ |
| Вернул остаток 8 000 ₽ | 0 ₽ |
В любой момент видно, сколько денег компании у него на руках.
В прибыль попадут только материалы на 42 000 ₽. Выдача и возврат денег — это платежи, на прибыль они не влияют.
Что нажимать
Заведите прораба как контрагента
Откройте Контрагенты (откроется в новой вкладке) → Новый контрагент. Сотрудник тоже контрагент: так у него появится свой баланс.
Укажите группу, например «Сотрудники».
Запишите выдачу денег
Новая операция → Расход. Выберите счёт, с которого выданы деньги, укажите прораба как получателя и отметьте Учитывать в обязательствах.
Деньги ушли со счёта, а прораб стал должен 50 000 ₽.
Запишите его отчёт
Если есть чек с QR‑кодом, прораб сканирует его и выбирает Я с подотчётных. После подтверждения чека запись появится сама.
Если чека нет, добавьте обязательство с типом Нам передали. Укажите прораба, сумму 42 000 ₽, статью «Материалы» и проект.
Денежной операции здесь нет: деньги со счёта ушли раньше. Прораб передал вам материалы, и его долг уменьшился.
Запишите возврат остатка
Новая операция → Приход на 8 000 ₽ от прораба с галочкой Учитывать в обязательствах. Баланс станет нулевым.
Если прораб потратил больше, чем получил
Допустим, он потратил 55 000 ₽ при выданных 50 000 ₽. После отчёта баланс станет Мы должны 5 000 ₽: компания должна ему разницу. Выплатите её расходом с галочкой, и баланс обнулится.
Если подотчёт по этому человеку не нужен
Не каждому контрагенту нужен баланс. Если вы просто заплатили человеку за работу и больше расчётов нет, внесите расход без галочки. Операция останется в деньгах, а баланс не изменится. Подробнее — в статье когда ставить галочку.
Что сказать прорабу про чеки
При сканировании чека Створка спрашивает, кто платит. От ответа зависит, сойдётся ли учёт:
| Как оплачена покупка | Что выбрать | Что произойдёт | Баланс прораба |
|---|---|---|---|
| Выданными ему деньгами | Я с подотчётных | «Нам передали» от прораба, расхода со счёта нет | Уменьшается |
| Бизнес-картой | Компания и счёт карты | «Нам передали» от магазина и оплата со счёта | Не меняется |
Не записывайте покупку дважды
Если чек уже занесён, не добавляйте запись «Нам передали» вручную. Иначе расход задвоится.
Выдавайте деньги от тех же реквизитов
Баланс считается отдельно по каждым вашим реквизитам. Запись по чеку попадает на реквизиты проекта. Если выдать деньги от ООО, а прораб купит материалы для проекта на ИП, балансы не сойдутся: по ООО он будет должен вам 50 000 ₽, а по ИП вы будете должны ему 42 000 ₽.