Как добавить обязательство
Запишите, кто кому передал работы, материалы или услуги, если денег при этом не было.
Обязательство вручную нужно, когда передача была, а денег не было. Если деньги двигались, используйте операцию с галочкой.
Типичные случаи:
- Подрядчик сдал работы, а оплата будет позже.
- Прораб отчитался за выданные деньги, а чека с QR‑кодом нет.
- Поставщик привёз материалы с отсрочкой платежа.
Что выбрать: «Мы передали» или «Нам передали»
| Тип | Что значит | Что с балансом |
|---|---|---|
| Мы передали | Вы отдали контрагенту работы, материалы или услугу | Он должен вам больше |
| Нам передали | Контрагент отдал это вам | Вы должны ему больше |
Подсказка: думайте о том, кто отдал. Подрядчик сдал работы — значит, отдал он: Нам передали.
Кого указывать
Указывайте того, кто передал вам работу или материал. Если прораб купил материалы на выданные ему деньги, укажите прораба: так уменьшится его долг перед компанией. Если поставщик привёз материалы сам, укажите поставщика.
Если у покупки есть чек с QR‑кодом, запись вручную не нужна: занесите чек, и обязательство создастся само. Ещё одна запись задвоит расход.
Как добавить
Откройте форму
Откройте карточку контрагента, вкладку Финансы, и нажмите Новая операция → Обязательство. То же можно сделать на вкладке Финансы в проекте.
Выберите тип и статью
Тип: Мы передали или Нам передали. Статья показывает, за что возник долг, например «Работы» или «Материалы».
Укажите контрагента и сумму
Если нужно, выберите проект: так запись попадёт в его финансы.
Добавьте описание и файлы
Например, номер накладной или фото акта от подрядчика.
Что Створка записывает сама
При утверждении акта выполненных работ обязательство клиента по статьям «Работы» и «Материалы» появляется автоматически. Такие записи называются системными: они связаны с актом, поэтому удалить их вручную нельзя.
Не вносите сданные клиенту работы вручную, иначе его долг задвоится.
Вознаграждение за организацию закупки
Если вы закупаете материалы для клиента за процент, укажите его в проекте: блок Настройки → Вознаграждение за организацию закупки.
Тогда при добавлении обязательства «Мы передали» заказчику проекта по статье «Материалы» форма предложит Удержать комиссию и покажет её сумму. Сумма округляется вниз до целых рублей.
Комиссия записывается отдельным обязательством «Мы передали» с описанием «Организация закупки».
| Запись | Сумма |
|---|---|
| Материалы | 100 000 ₽ |
| Организация закупки, 10 % | 10 000 ₽ |
| Клиент должен нам | 110 000 ₽ |
Комиссию удаляйте отдельно
Обязательство с комиссией не связано с основной записью. Если удалить запись о материалах, комиссия останется в балансе клиента. Найдите запись «Организация закупки» и удалите её вручную.
Как вернуть клиенту деньги за материал
Допустим, вы передали клиенту материалы на 50 000 ₽, а 10 000 ₽ из них не понадобились. Сумму нужно вернуть на баланс клиента.
Добавьте обязательство «Нам передали»
Выберите клиента, статью «Материалы», проект и сумму 10 000 ₽.
Напишите описание
Например, «Возврат неиспользованной плитки». Без него через месяц будет трудно понять, что это за запись.
Название может запутать: кажется, будто клиент передал вам деньги. На самом деле денег никто не переводил. Это запись, которая меняет только баланс: клиент будет должен вам на 10 000 ₽ меньше.
| Запись | Баланс клиента |
|---|---|
| Мы передали материалы на 50 000 ₽ | Должен нам 50 000 ₽ |
| Нам передали 10 000 ₽, возврат материала | Должен нам 40 000 ₽ |
Выручка в прибыли проекта тоже уменьшится на 10 000 ₽. Точно так же работает возврат подрядчику или поставщику: запись «Мы передали» уменьшает расходы проекта.
Если вы вернули клиенту деньги, это не обязательство, а расход с галочкой. На прибыль такой платёж не влияет.
Комиссия за организацию закупки при возврате сама не пересчитается. Если её нужно уменьшить, измените запись «Организация закупки» вручную.
Где смотреть обязательства
Финансы → Операции (откроется в новой вкладке), переключатель Обязательства. Там доступны отборы Получили и Передали.