# Как занести материалы по кассовому чеку URL: https://help.stworka.com/finance/receipts > Отсканируйте QR-код на чеке, и после подтверждения материалы сами попадут в обязательства проекта. Вводить позиции вручную не нужно. ![Кнопка сканера QR-кода на рабочем столе в приложении](https://help.stworka.com/screenshots/finance/receipts.webp) Прораб купил материалы в магазине. Вместо того чтобы хранить бумажный чек и вводить покупку вручную, он сканирует QR-код. Створка получает из ФНС магазин, сумму и список товаров прямо из чека. Подходит любой кассовый чек с QR-кодом по 54-ФЗ. ## Как это работает ### Сотрудник сканирует чек В [приложении на телефоне](https://help.stworka.com/getting-started/mobile-app) откройте **Рабочий стол** и нажмите кнопку с QR-кодом. Наведите камеру на чек. Створка проверит код и запросит данные в ФНС. Обычно ответ приходит за несколько секунд. Кнопка видна только в приложении и только у сотрудников с правом добавлять чеки. ### Укажите, кто платит - **Компания** — покупка оплачена деньгами компании: бизнес-картой или другим способом. - **Я с подотчётных** — вы заплатили деньгами, которые компания выдала вам на расходы. Как выбрать, рассказываем [ниже](#что-выбрать-компания-или-подотчётные). ### Выберите, к чему относится покупка - **Проект** — материалы для объекта. В списке только проекты со статусом **В работе**. - **Компания** — покупка без объекта. Выберите реквизиты: юрлицо, ИП, физлицо или самозанятого. Если платите с подотчётных, выберите те реквизиты, от которых вам выдали деньги. ### Выберите счёт Этот шаг есть только у варианта **Компания**. При оплате с подотчётных счёт не нужен: деньги со счёта уже ушли, когда их вам выдали. Укажите счёт, с которого списаны деньги, или счёт, к которому привязана бизнес-карта, и нажмите **Продолжить**. В проекте заранее выбран его основной счёт, поэтому проверьте, тот ли он. Если нужного счёта нет в списке или вы не знаете, какой указать, выберите **Не выбран**. ### Подтвердите чек **Если у вас есть доступ,** подтвердите чек сразу: проверьте товары на вкладке **Товары и услуги** и нажмите **Подтвердить**. **Если доступа нет,** чек будет ждать в [Ещё → Финансы → Обзор](https://app.stworka.com/bookkeeping/), в блоке **Неподтверждённые чеки**. Там его проверит и подтвердит сотрудник с доступом, например бухгалтер. Если чек лишний, его можно **Удалить**. ## Что выбрать: компания или подотчётные Выбор зависит от того, чьими деньгами оплачена покупка в момент оплаты. | Ситуация | Что выбрать | |---|---| | Прорабу выдали деньги на расходы, и он заплатил ими | **Я с подотчётных** | | Сотрудник приложил в магазине бизнес-карту | **Компания** и счёт этой карты | | Владелец сам покупает материалы и не ведёт подотчёт сам на себя | **Компания** | > **Не выбирайте счёт, если деньги уже выданы** > Допустим, прорабу выдали 50 000 ₽ расходом со счёта, а он отсканировал чек на 42 000 ₽ и выбрал **Компания** с тем же счётом. Створка создаст второй расход, и по учёту со счёта уйдёт 92 000 ₽ вместо 50 000 ₽. В этом случае выбирайте **Я с подотчётных**. ## Что появится после подтверждения До подтверждения чек ни на что не влияет. После подтверждения Створка сделает всё сама. Что именно, зависит от того, кто платит. ### Если платит компания 1. **Создаст обязательство «Нам передали»** от магазина по статье «Материалы» на сумму чека. Если выбран проект, оно появится в его финансах и попадёт в [расходы проекта](https://help.stworka.com/finance/reports). 2. **Заведёт магазин как контрагента** по ИНН из чека, если его ещё нет в списке. 3. **Создаст расход «Закупка материалов»**, если вы выбрали счёт и он не подключён к банку. Этот расход учитывается в обязательствах и закрывает обязательство перед магазином, поэтому его баланс остаётся нулевым. Если счёт подключён к банку, отдельный расход не создаётся: платёж придёт из банка сам. Откройте его и на вкладке **Связанные документы** нажмите **Привязать чек**, чтобы связать платёж и чек. Если вы оставили счёт **Не выбран**, денежной операции не будет. Магазин будет числиться с балансом **Мы должны**, пока вы не внесёте оплату. ### Если платите с подотчётных Створка создаст обязательство **«Нам передали»** от вас по статье «Материалы» на сумму чека. Ваш [баланс перед компанией](https://help.stworka.com/finance/accountable-money) уменьшится на эту сумму. Если выбран проект, покупка попадёт в [расходы проекта](https://help.stworka.com/finance/reports). Денежной операции не будет, а магазин не появится в контрагентах. Его название и реквизиты останутся в самом чеке. ### Если чек привязан к проекту Кто бы ни платил, Створка также запишет обязательство **«Мы передали»** заказчику проекта на сумму чека. Если в проекте указано [вознаграждение за организацию закупки](https://help.stworka.com/finance/add-commitment#%D0%B2%D0%BE%D0%B7%D0%BD%D0%B0%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%B6%D0%B4%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B7%D0%B0-%D0%BE%D1%80%D0%B3%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B7%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8E-%D0%B7%D0%B0%D0%BA%D1%83%D0%BF%D0%BA%D0%B8), комиссия добавится отдельной записью. ## Чек на компанию, а не на проект Чек можно привязать просто к реквизитам компании. Это удобно для покупок, которые не относятся к объекту: канцелярия, расходники для офиса. Так у вас сохранится электронная копия чека на случай, если она понадобится при сдаче отчётности в ФНС. Обязательство при подтверждении создаётся и здесь, только без проекта. ## Возврат товара Чек с типом **Возврат прихода** работает наоборот: создаётся обязательство **Мы передали**, ведь товар вернулся в магазин. Если вы выбрали **Я с подотчётных**, обязательство запишется на вас: деньги за возврат остались у вас на руках, поэтому ваш долг перед компанией вырастет. Расходы в [прибыли](https://help.stworka.com/finance/reports) проекта уменьшатся на сумму возврата. Если чек привязан к проекту, запись заказчику тоже будет обратной, и выручка уменьшится на ту же сумму. ## Где хранятся чеки Все подтверждённые чеки находятся в [Ещё → Финансы → Чеки](https://app.stworka.com/bookkeeping/checks/). Здесь можно: - выбрать период и найти покупку по названию материала; - открыть чек и посмотреть товары, реквизиты и связанные документы; - скачать копию чека. ## Что делать, если чек не нашёлся Магазин передаёт данные в ФНС не сразу. Статус **Ожидаем ответа от ФНС** значит, что данных пока нет: откройте чек позже. Если телефон не считывает QR-код, расправьте чек и сканируйте при хорошем освещении. > **Не добавляйте вторую запись** > Если чек занесён, не записывайте ту же покупку вручную как «Нам передали». Расход задвоится.