# Подотчётные деньги прораба: пример

URL: https://help.stworka.com/finance/accountable-money

> Выдали прорабу деньги на материалы, он отчитался и вернул остаток. Показываем, как это вести с чеками и без них.

![Карточка прораба, блок «Обязательства»: «Мы передали», «Нам передали» и «Должен нам»](https://help.stworka.com/screenshots/finance/accountable-money.webp)

**Подотчётные деньги** — это деньги, которые вы выдали сотруднику на расходы компании. Они ещё не потрачены, поэтому не считаются расходом: сотрудник должен либо показать, на что их потратил, либо вернуть.

## Пример

Вы выдали прорабу 50 000 ₽ на материалы. Он купил материалов на 42 000 ₽ и вернул 8 000 ₽.

| Что произошло | Баланс прораба |
|---|---|
| Выдали 50 000 ₽ | Должен нам 50 000 ₽ |
| Отчитался за материалы на 42 000 ₽ | Должен нам 8 000 ₽ |
| Вернул остаток 8 000 ₽ | 0 ₽ |

В любой момент видно, сколько денег компании у него на руках.

В [прибыль](https://help.stworka.com/finance/reports) попадут только материалы на 42 000 ₽. Выдача и возврат денег — это платежи, на прибыль они не влияют.

## Что нажимать

### Заведите прораба как контрагента

Откройте [Контрагенты](https://app.stworka.com/users/) → **Новый контрагент**. Сотрудник тоже контрагент: так у него появится свой баланс.

Укажите [группу](https://help.stworka.com/contractors/groups), например «Сотрудники».

### Запишите выдачу денег

**Новая операция** → **Расход**. Выберите счёт, с которого выданы деньги, укажите прораба как получателя и отметьте **Учитывать в обязательствах**.

Деньги ушли со счёта, а прораб стал должен 50 000 ₽.

### Запишите его отчёт

**Если есть чек с QR-кодом,** прораб [сканирует его](https://help.stworka.com/finance/receipts) и выбирает **Я с подотчётных**. После подтверждения чека запись появится сама.

**Если чека нет,** [добавьте обязательство](https://help.stworka.com/finance/add-commitment) с типом **Нам передали**. Укажите прораба, сумму 42 000 ₽, статью «Материалы» и проект.

Денежной операции здесь нет: деньги со счёта ушли раньше. Прораб передал вам материалы, и его долг уменьшился.

### Запишите возврат остатка

**Новая операция** → **Приход** на 8 000 ₽ от прораба с галочкой **Учитывать в обязательствах**. Баланс станет нулевым.

## Если прораб потратил больше, чем получил

Допустим, он потратил 55 000 ₽ при выданных 50 000 ₽. После отчёта баланс станет **Мы должны 5 000 ₽**: компания должна ему разницу. Выплатите её расходом с галочкой, и баланс обнулится.

## Если подотчёт по этому человеку не нужен

Не каждому контрагенту нужен баланс. Если вы просто заплатили человеку за работу и больше расчётов нет, внесите расход **без галочки**. Операция останется в деньгах, а баланс не изменится. Подробнее — в статье [когда ставить галочку](https://help.stworka.com/finance/when-to-include).

## Что сказать прорабу про чеки

При сканировании чека Створка спрашивает, кто платит. От ответа зависит, сойдётся ли учёт:

| Как оплачена покупка | Что выбрать | Что произойдёт | Баланс прораба |
|---|---|---|---|
| Выданными ему деньгами | **Я с подотчётных** | «Нам передали» от прораба, расхода со счёта нет | Уменьшается |
| Бизнес-картой | **Компания** и счёт карты | «Нам передали» от магазина и оплата со счёта | Не меняется |

> **Не записывайте покупку дважды**
> Если чек уже занесён, не добавляйте запись «Нам передали» вручную. Иначе расход задвоится.

## Выдавайте деньги от тех же реквизитов

Баланс считается отдельно по каждым вашим [реквизитам](https://help.stworka.com/getting-started/requisites). Запись по чеку попадает на реквизиты проекта. Если выдать деньги от ООО, а прораб купит материалы для проекта на ИП, балансы не сойдутся: по ООО он будет должен вам 50 000 ₽, а по ИП вы будете должны ему 42 000 ₽.