# Акт об использовании материалов и акт передачи ключей

URL: https://help.stworka.com/documents/other-acts

> Какие ещё акты можно создать в проекте и когда они нужны.

![Форма добавления акта: выбор типа](https://help.stworka.com/screenshots/documents/other-acts.webp)

Откройте вкладку **Акты** в проекте и нажмите **Новый акт**. Кроме [акта выполненных работ](https://help.stworka.com/documents/acts), в списке **Тип** есть ещё два варианта.

## Акт об использовании материалов

Показывает клиенту, какие материалы купили и вернули для объекта. Выберите этот тип в списке, и акт соберётся сам.

Клиент утверждает его так же, как другие акты. Если у заказчика есть обязательства по статье «Материалы», которые ещё не вошли в акт, для перевода [проекта в статус «Выполненный»](https://help.stworka.com/projects/statuses) нужен утверждённый акт об использовании материалов.

### Из чего он собирается

Акт собирается из [обязательств](https://help.stworka.com/finance/add-commitment) проекта, а не из сметы. В него попадают все записи **Мы передали** заказчику проекта по статье «Материалы», которые ещё не вошли в другой акт. Возвраты материала показываются отдельным блоком и уменьшают итог. Выбрать отдельные записи нельзя: то, что появится позже, войдёт в следующий акт.

| Откуда запись | Как выглядит в акте |
|---|---|
| [Чек с QR-кодом](https://help.stworka.com/finance/receipts) | Название магазина и наименования позиций из чека |
| Обязательство, внесённое вручную, например по накладной | Общая строка «Материалы» на всю сумму таких записей |
| Вознаграждение за организацию закупки | В той же общей строке «Материалы» |

Записи **Нам передали** от магазина или поставщика в акт не попадают: это ваш расход, а не долг клиента.

Утверждение этого акта не создаёт новых записей в финансах: долг клиента уже записан вместе с обязательством. Если есть неподтверждённые чеки, акт не создастся: сначала подтвердите их.

### Как закрыть материалы из сметы

Если вы добавили материалы в стандартную смету, закрыть их перед клиентом можно двумя способами.

1. **Через журнал и акт выполненных работ.** Подходит для твёрдого договора, когда в акте должны быть позиции сметы с твёрдыми ценами. Отметьте материалы [в журнале](https://help.stworka.com/progress/add-report), и они войдут в [акт выполненных работ](https://help.stworka.com/documents/acts).
2. **Через акт об использовании материалов.** На практике так бывает чаще: смета остаётся предварительным документом, а перед клиентом вы отчитываетесь по факту. Закупаете материал, сканируете чеки или вносите обязательства по накладным, а затем формируете этот акт.

Способы можно сочетать, но это частный случай. Например, договор твёрдый и всё закрывается актами выполненных работ, но сверх объёма вы отдельно купили материал и закрыли его актом об использовании материалов.

### Как не задвоить материалы

Створка не сверяет журнал с обязательствами. Если одна и та же закупка пройдёт обоими способами, клиент заплатит за неё дважды.

Допустим, материал на 50 000 ₽ отмечен в журнале и вошёл в акт выполненных работ. Если отсканировать чек на эту же покупку и привязать его к проекту, Створка сама запишет ещё 50 000 ₽ на заказчика. Его долг вырастет на 100 000 ₽ вместо 50 000 ₽.

> **Как учесть расход, не задвоив долг клиента**
> Если материал закрываете через журнал, не привязывайте чек на него к проекту. Запишите покупку как **Нам передали** от поставщика и укажите проект: расход попадёт в проект, а долг клиента не изменится.

### Что зависит от режима сметы

- **[Стандартная смета](https://help.stworka.com/estimates/choose-type).** Материалы могут быть только предварительным списком, а факт идёт по обязательствам. Смета на работы перейдёт в статус **Выполнена**, даже если материалы у этапов не отмечены в журнале и не вошли в акты. Отмечать их система не заставляет.
- **[Расширенная смета](https://help.stworka.com/estimates/choose-type).** Смета одна, и статус **Выполнена** она получит, только когда все её позиции, включая материалы, отмечены в журнале и вошли в утверждённые акты. Поэтому материалы из такой сметы придётся закрывать через журнал, а обязательства подходят только для закупок сверх объёма. Они не заменят журнал, как в стандартной смете.

## Акт приёма-передачи ключей

Подтверждает, что вы получили ключи от объекта или вернули их.

### Выберите тип

**Акт приёма-передачи ключей**.

### Выберите действие

**Получить** — клиент передаёт вам ключи. **Вернуть** — вы возвращаете их клиенту.

### Укажите количество комплектов

Нажмите **Добавить**.

Перед завершением проекта все комплекты должны быть возвращены: об этом напомнит окно смены статуса.